Moeten je werknemers een keertje overwerken, dan kun je een maaltijd vergoeden of verstrekken.

Je kunt ook tussendoortjes zoals koffie, thee, fruit en andere tussendoortjes aan je werknemers vergoeden en verstrekken.

Het onbelast vergoeden en verstrekken van deze maaltijden en consumpties is echter wel aan bepaalde fiscale regels gebonden.

Zakelijk karakter

Het vergoeden of verstrekken van een maaltijd aan werknemers mag onder de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen alleen onbelast plaatsvinden als de maaltijd een zogenoemd ‘meer dan bijkomstig zakelijk karakter’ heeft.

Daarvan is bijvoorbeeld sprake bij overwerk, tijdens dienstreizen en bij zakelijke besprekingen met klanten buiten de werkplek. Je mag dan de werkelijke kosten vergoeden, of aansluiten bij de normbedragen die gelden voor maaltijden in bedrijfskantines. Voor warme maaltijden geldt een normbedrag van 4,45 euro (in 2014: 4,60 euro) en voor een ontbijt of koffiemaaltijd 2,30 euro (in 2014: 2,40 euro).

Maaltijd niet zakelijk

Is de maaltijd niet zakelijk, dan moet je voor maaltijden in bedrijfskantines het normbedrag tot het loon van de werknemer rekenen. De maaltijd vormt dan namelijk gewoon belast loon. Een eventuele eigen bijdrage mag je in mindering brengen op het normbedrag. De eigen bijdrage mag echter niet hoger zijn dan het normbedrag. In dat geval stel je het te belaste bedrag op 0 euro. Geef je een vergoeding voor een maaltijd, dan vormt de vergoeding belast loon voor de werknemer.

Tussendoortjes

Onder de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen is het vergoeden of verstrekken van tussendoortjes onder werktijd onbelast. Je kunt zonder nader bewijs een onbelaste vergoeding geven van maximaal 2,75 euro per week (in 2014: 2,75 euro) en 0,55 euro per dag (in 2014: 0,55 euro).Geef je een onbelaste vergoeding, dan is een onbelaste verstrekking niet meer mogelijk.

Werkkostenregeling

Het vergoeden of verstrekken van maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is onder de werkkostenregeling ook onbelast.

Je kunt voor het vergoeden uitgaan van de werkelijke kosten of aansluiten bij de normbedragen. De werkkostenregeling maakt echter geen onderscheid tussen de verschillende maaltijden en heeft slechts één normbedrag van 3,05 euro (in 2014: 3,15 euro) per maaltijd. Gaat het niet om een zakelijke maaltijd, dan moet je de het normbedrag verminderd met een eventuele eigen bijdrage van de werknemer tot het loon rekenen.

U kunt de maaltijd ook aanmerken als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte.
Tussendoortjes op de werkplek zijn onder de werkkostenregeling onbelast. Een vergoeding voor tussendoortjes is wel belast, maar kunt u onderbrengen in de vrije ruimte.

Belastingtip: Dit artikel is geschreven door de redactie van Fiscaal Rendement. Meer tips en fiscaal nieuws vind je op www.rendement.nl/fiscaal.

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl